社用携帯で業務効率化！導入のメリット・デメリットを徹底解説
2024.09.23
「社用携帯を導入するメリットやデメリットって何だろう？」や「スマホを2台持つ不便さを解消できないかな？」といった疑問をお持ちではありませんか？この記事では、そんな悩みを解決するために、社用携帯の導入に関する基本的な情報と、メリット・デメリットを詳しく解説します。
■この記事で得られること
1. 社用携帯を導入するメリットとデメリットの理解
2. コスト削減やスマホ2台持ちの解消方法
3. 導入時の注意点や成功させるためのポイント
この記事を読み終えた頃には、社用携帯の導入が自社にとってどのような影響をもたらすのか、明確な判断ができるようになるでしょう。それでは早速見ていきましょう。
目次
社用携帯の基本知識
社用携帯は、会社が従業員に支給する業務用の携帯電話です。これは、会社内でのコミュニケーションを効率化し、セキュリティを強化するために導入されることが多いです。特に、営業や外回りの仕事をしている従業員にとっては、重要なツールとなっています。
法人携帯とは？
法人携帯とは、会社が業務用に契約する携帯電話のことです。個人のスマホと違い、会社名義で契約し、主に業務で使用することを前提としています。法人携帯を導入することで、従業員が個人のスマホと分けて、業務専用に携帯を使用することができ、プライバシーの確保や会社の情報管理がしやすくなります。また、料金プランも個人契約と異なり、法人向けに特化したプランが提供されることが多いため、コストパフォーマンスが高いのも特徴です。
例えば、通話料やデータ通信料が業務に最適化されており、業務で頻繁に利用する場合でもコストを抑えることができます。また、法人携帯を導入することで、業務上の連絡先が会社の管理下に置かれるため、顧客情報やビジネス上のやりとりをより安全に管理することが可能です。
社用携帯のメリット
社用携帯を導入することには、いくつかの重要なメリットがあります。これらのメリットは、コスト削減、業務効率化、セキュリティ強化、そしてプライバシー保護に分けられます。これらの要素は、特に現代のビジネス環境において、非常に重要な要素であり、多くの企業が社用携帯を導入する理由となっています。
コスト削減
社用携帯を導入することで、企業は通信費を効果的に削減することができます。法人向けの携帯プランは、通常、個人契約よりも安価であり、企業が一括で契約することにより、料金がさらに割引されるケースが多いです。例えば、日本の通信業界では、法人契約を行う企業に対して、定額制プランや大容量のデータ通信プランが提供されており、これによりコストを抑えながらも従業員に必要な通信環境を提供することが可能です。
また、従業員が個人のスマートフォンを業務に使用する場合、通信費の補助や経費精算が必要となるため、コスト管理が煩雑になることがあります。社用携帯を導入すれば、このような個別の精算作業を省略でき、経理作業の負担も軽減されます。
業務効率化
社用携帯は、従業員が業務に集中しやすくなるツールです。個人のスマホを使用すると、プライベートの通知や連絡が業務の妨げになることがありますが、社用携帯であれば仕事専用として使えるため、私用との切り分けが明確になり、業務効率が向上します。特に営業職やフィールドワーカーなど、外出先での業務が多い職種では、迅速な連絡手段が求められるため、社用携帯は欠かせないツールとなっています。
さらに、最近の社用携帯では、ビジネス向けのアプリケーションやツールを活用することができ、メールやチャット、スケジュール管理など、さまざまな業務を一元的に管理することが可能です。これにより、無駄な作業が減り、業務のスピードアップが期待できます。
セキュリティ強化
情報セキュリティの観点でも、社用携帯は大きな役割を果たします。個人のスマホに業務データを保存する場合、その管理が従業員個人に委ねられることになり、セキュリティリスクが高まります。しかし、社用携帯であれば、企業が一括して管理できるため、紛失や盗難、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。
例えば、企業向けの携帯管理ソリューションを導入することで、紛失時にリモートでデータを消去する機能や、使用状況を監視して不正な利用を防ぐ機能が提供されています。これにより、会社の重要な情報が外部に漏れないようにする対策を強化できます。
プライバシー保護
社用携帯の導入により、従業員のプライバシーも保護されます。個人のスマホを仕事で使用すると、従業員が私的な連絡先や個人情報を業務用の連絡先と混同するリスクが高まります。これは、業務とプライベートの境界が曖昧になるだけでなく、従業員のストレスにもつながります。
しかし、社用携帯を導入すれば、業務に関連する連絡やデータがすべて社用携帯に集中し、個人のスマホには一切の業務関連データが残りません。これにより、従業員のプライベートな時間や情報がしっかりと守られ、仕事とプライベートを切り分けて生活することができます。
社用携帯のデメリット
社用携帯には多くのメリットがある一方で、デメリットも無視できません。導入には一定のコストやリスクが伴い、企業としてはこれらを十分に理解し、対策を講じる必要があります。
導入コスト
社用携帯を導入する際の一番の課題は、その初期費用です。新しく携帯電話を契約するためには、端末代金や通信費、管理ツールなどの費用がかかります。例えば、スマートフォンの端末は1台あたり数万円することが多く、これを全従業員に支給するとなると、数十万円から数百万円のコストが必要になります。
また、通信プランも考慮しなければなりません。法人向けのプランは割引が適用されることが多いですが、それでも毎月の通信費が積み重なると大きな負担になることがあります。企業は、導入する端末やプランを慎重に選び、コスト対効果を見極めることが重要です。
私的利用リスク
社用携帯を支給した場合、従業員が業務以外で使用してしまうリスクがあります。特に、インターネットやSNSなど、業務とは無関係なアプリを使用することが考えられます。これは通信費の無駄遣いに繋がるだけでなく、業務中に私的な利用をすることで業務効率が下がる可能性もあります。
また、私的利用が原因で、ウイルス感染や情報漏洩などのセキュリティリスクも高まる可能性があります。社用携帯を導入する際には、私的利用のルールを明確に定めることが重要です。例えば、私的利用を禁止する規則を作成したり、特定のアプリケーションやサイトへのアクセスを制限する管理ツールを導入するなどの対策が有効です。
2台持ちの負担
社用携帯を支給する場合、従業員は個人用スマホと社用携帯の2台持ちになることが一般的です。これにより、持ち歩くデバイスが増え、物理的な負担が増すだけでなく、2台の端末を管理する手間もかかります。例えば、仕事用とプライベート用の電話やメッセージを管理する際に、2台の端末を切り替えなければならず、煩雑さを感じることがあります。
紛失リスク
社用携帯を従業員に支給することで、端末の紛失リスクも増加します。特に、営業職や外出の多い職種では、移動中に携帯を置き忘れたり、盗難に遭ったりするリスクがあります。社用携帯には、企業の重要な情報や顧客データが含まれていることが多く、これらが第三者の手に渡ると、情報漏洩のリスクが非常に高まります。
そのため、社用携帯を導入する際には、紛失時の対策をしっかりと講じる必要があります。
スマホ2台持ちを解消する方法
スマホ2台持ちに悩んでいる従業員にとって、効率的な業務を遂行しながらプライベートと仕事を両立できる方法は非常に重要です。社用携帯を持ちながら個人用スマホも携帯することが一般的でしたが、最近ではこれを解消する方法が注目されています。ここでは、具体的に「MOT/TEL」といったアプリや法人携帯の内線化といった手段を使って、スマホ2台持ちの問題を解決する方法を紹介します。
個人スマホを社用化するアプリ「MOT/TEL」
「MOT/TEL」は、個人のスマホをそのまま社用携帯として利用できる便利なアプリです。このアプリを使うことで、従業員は個人用スマホを通じて社用電話番号での発着信や、会社の内線番号を利用することができ、スマホ2台持ちの必要がなくなります。
導入の流れは簡単で、アプリをインストールし、会社が提供する内線番号や電話システムと連携することで、個人用スマホを業務に使うことが可能です。このシステムでは、通話はインターネット回線を通じて行われるため、通常の電話料金よりもコストを抑えられることも大きなメリットです。
さらに、業務での通話履歴やメッセージはすべてアプリ内で管理され、個人のプライベートなデータとは完全に分離されるため、プライバシーを確保しながら業務に集中できます。これにより、スマホ1台で業務とプライベートの切り替えができるため、従業員の負担も軽減されます。
法人携帯の内線化
法人携帯の内線化とは、従業員の社用携帯を企業の電話システムに統合し、内線番号を使って簡単に連絡が取れるようにする仕組みです。これにより、従業員同士や本社との連絡が内線を通じてスムーズに行えるだけでなく、外部とのやり取りも一元管理できます。
内線化された社用携帯は、従業員がどこにいてもオフィスの内線のように機能し、特にリモートワークや出張の多い従業員にとって非常に便利です。たとえば、外出中の営業担当者が本社の内線に直接アクセスでき、資料の確認やクライアントとの会話に即座に対応できるなど、業務効率の向上が期待されます。
内線化により、通常の電話料金がかからず、インターネット回線を通じた通信が可能になるため、通信費の削減にもつながります。加えて、従業員は複数の電話番号を管理する必要がなくなるため、社用携帯と個人スマホを分けて持つ手間も省けます。
この方法は、企業が電話システムを一元管理できる利便性と、従業員にとっての負担軽減の両方を提供するため、特に多くの従業員が外出やテレワークを行う企業にとって、非常に有効な解決策となるでしょう。
導入時の注意点
社用携帯の導入には、メリットが多くありますが、企業としては導入時に気をつけるべきポイントがいくつかあります。特に、私的利用のルール作成、紛失時の対策、そしてセキュリティ対策と従業員への教育が重要です。これらの点をしっかりと考慮することで、社用携帯の導入がスムーズに行われ、効果的に運用できるようになります。
私的利用のルール作成
社用携帯を従業員に支給する場合、私的利用をどの程度許可するか、明確なルールを作成する必要があります。業務の効率化を目的に支給する携帯が、私用の通話やインターネット利用に多く使われると、業務上の効果が薄れる可能性があります。さらに、私的利用によって通信費が増加するリスクも考えられます。
そのため、私的なアプリの使用やSNSの利用を制限する、使用時間を管理するなどの対策が考えられます。また、私的利用をどこまで許可するかについて従業員と明確な合意を得ることも重要です。これにより、ルール違反によるトラブルを防ぐことができます。
紛失時の対策
社用携帯を外出時に使用する場合、紛失のリスクは避けられません。特に営業職や外回りの多い従業員に支給される携帯では、移動中に携帯を紛失してしまうケースが多々発生します。紛失時には、企業の機密情報や顧客データが流出する可能性があるため、適切な対策を講じることが求められます。
そのため、社用携帯にはリモートでのロック機能やデータ消去機能を導入しておくことが重要です。これにより、携帯が紛失した場合でも、第三者がデータにアクセスすることを防げます。さらに、定期的にデータのバックアップを取ることで、万が一の際にも業務に大きな支障を来さないようにする準備が必要です。
セキュリティ対策と教育
社用携帯を導入する際、情報セキュリティの強化は欠かせません。業務用携帯には、企業の機密情報や顧客データが保存されることが多く、これらの情報が外部に漏れることは、企業にとって大きなリスクとなります。そのため、セキュリティ対策を徹底することが必要です。
まず、社用携帯には必ずパスワードロックや指紋認証、顔認証などのセキュリティ機能を設定するようにします。また、不正なアプリのインストールを制限する機能や、ウイルス対策ソフトを導入しておくことで、外部からの攻撃を防ぐことが可能です。
また、企業側で対策を行うだけでなく、従業員への教育も重要なポイントです。携帯を紛失しないように日頃から注意することや、怪しいメールやリンクを開かないなど、基本的なセキュリティ意識を持つことが求められます。定期的にセキュリティ教育を実施し、従業員が最新の脅威に対して適切な行動が取れるようにすることが効果的です。
導入事例
社用携帯を導入する企業が増加する中で、実際にどのようなシーンで活用されているかを具体的な事例とともに紹介します。特に、外出先での業務やリモートワークが一般化している現在、社用携帯は業務効率を高めるために欠かせないツールとなっています。ここでは、外出先での業務利用やWEB会議での活用事例を詳しく見ていきましょう。
外出先での業務利用
営業職やフィールドワーカーなど、外出が多い従業員にとって社用携帯は非常に重要なツールです。外出先では、オフィスと違ってパソコンを常に開ける環境が整っているわけではないため、社用携帯を活用することで、スムーズに業務を進めることができます。特に、メールやチャット、クライアントとの電話連絡を行う際に大きな役割を果たします。
また、GPS機能を活用して従業員の位置情報を把握し、効率的に訪問スケジュールを管理するケースもあります。このように、外出中の業務をサポートするためのツールとして社用携帯は非常に効果的です。
WEB会議の活用
リモートワークやテレワークが普及する中で、WEB会議の利用頻度も増加しています。社用携帯を使用すれば、オフィスや自宅に限らず、移動中や外出先からでもスムーズにWEB会議に参加することができます。例えば、ZoomやMicrosoft Teamsなどのアプリを社用携帯にインストールすることで、ビデオ会議や音声通話を簡単に行うことが可能です。
特に急な会議やクライアントとの打ち合わせが必要な場合、パソコンを開く必要がないため、時間や場所に縛られずに会議を進めることができます。また、ネットワーク環境が不安定な場合でも、携帯回線を使用することで、会議の進行をスムーズに行える点がメリットです。
さらに、社用携帯にはカメラ機能も搭載されているため、資料や画面をそのまま共有することができます。これにより、クライアントや社内メンバーとのコミュニケーションが効率的に行われ、情報の共有がスムーズに進みます。
成功させるポイント
社用携帯の導入を成功させるためには、単に携帯を支給するだけでは不十分です。企業としては、明確な目的を設定し、ルールを策定すること、さらに適切な管理と運用体制を整えることが重要です。ここでは、導入を成功させるための具体的なポイントを見ていきましょう。
目的の明確化とルール策定
まず、社用携帯を導入する目的を明確にすることが非常に重要です。例えば、コスト削減、業務効率化、セキュリティの強化などが目的として挙げられますが、それぞれの企業によって優先順位が異なるため、導入前にこれらの目的をしっかりと整理する必要があります。
目的が明確になれば、それに基づいたルールを策定できます。ルール策定において重要な点は、私的利用の範囲やセキュリティの扱い、デバイスの管理方法などを具体的に決めることです。たとえば、業務時間外の利用を制限するルールや、個人用アプリのインストールを禁止するポリシーを設けることで、業務に専念できる環境を整えることが可能です。
また、ルールは一度決めたら終わりではなく、定期的に見直し、企業の状況や技術の進展に合わせて更新することが求められます。これにより、常に最適な運用が可能になります。
適切な管理・運用
社用携帯を効果的に運用するためには、適切な管理体制を構築することが不可欠です。特に、携帯の利用状況やセキュリティ対策については、企業が一元的に管理できるシステムを導入することが推奨されます。多くの企業では、MDM（モバイルデバイス管理）と呼ばれるツールを導入し、従業員の端末の状況を把握しています。
MDMは、従業員が使用している社用携帯の設定をリモートで管理し、必要に応じてアプリのインストールや削除、セキュリティパッチの適用を行うことができます。また、端末を紛失した際には、リモートでデータの消去や端末のロックができるため、セキュリティリスクを軽減することが可能です。
さらに、運用においては、従業員に対する教育も重要です。セキュリティ対策に関する基本的な知識や、社用携帯をどのように使うべきかのガイドラインを定期的に従業員に周知することで、利用者全体のリテラシー向上を図ることができます。これにより、トラブルの発生を未然に防ぎ、スムーズな運用を実現できます。
まとめ
社用携帯の導入は、業務の効率化やセキュリティ強化、コスト削減といった多くのメリットを企業にもたらします。しかし、導入に際してはいくつかのデメリットやリスクも存在するため、それらを考慮した上で適切に運用することが重要です。
まず、コスト削減の面では、法人向けの特別な通信プランや管理ツールを活用することで、従業員の個人スマホを業務利用するよりも効率的な運用が可能になります。例えば、企業が社用携帯を一括で契約することで、個別の経費処理や精算の手間を省き、コスト管理を一元化できます。さらに、スマホ2台持ちを解消するために、「MOT/TEL」のようなアプリを利用することで、従業員は個人のスマホで社用の業務を効率的に行うことが可能となり、負担を軽減することができます。
一方で、導入時には、初期費用や端末管理の負担、従業員の私的利用によるリスク、そして端末の紛失リスクなどのデメリットも無視できません。これらのリスクを軽減するためには、事前に適切なルール策定と管理体制の構築が必要です。例えば、私的利用の範囲やセキュリティ対策を明確にし、管理ツール（MDMなど）を導入することで、従業員の利用状況を把握し、リスクを最小限に抑えることが可能です。
社用携帯の導入は、業務効率化を進め、情報の一元管理やセキュリティ強化を図るための有効な手段です。しかし、企業がその効果を最大限に活かすためには、明確な目的の設定と適切なルール策定、従業員への教育が不可欠です。これらのポイントをしっかりと押さえることで、社用携帯を効果的に運用し、企業全体のパフォーマンス向上につなげることができるでしょう。
企業にとって重要なのは、導入のメリットとデメリットをしっかりと把握し、バランスの取れた運用体制を構築することです。これにより、スマートな業務環境を整えるだけでなく、従業員の働きやすさやモチベーションの向上も期待できます。